DOSSIER GED DÉMATÉRIALISATION EXPERT CHOISIR SON COFFRE-FORT NUMÉRIQUE DE RESSOURCES HUMAINES Marie Weiss, consultante le coffrefort numérique durant la période légale pour Celge, rappelle est apparu pour adapter adéquate, sa résistance les besoins des services au temps, et son niveau de des ressources humaines. sécurité représenteront donc électronique, solution Toutefois, cet équipement un critre de sélection. oilà logicielle dont l’objet est ne représente pas une qui inclut la consultation des obligation, la société doit historiques des utilisateurs. numériques mais qui sert au moins utiliser un outil de a gestion des ressources aussi àdémontrer leur stocage et de distribution humaines peut supposer e coffrefort conforme à la loi l homri. l’utilisation d’une solution numérique est défini par la Il est recommandé de incluant un coffrefort législation franaise comme choisir un coffre-fort qui numérique. lors, un seul une plateforme de grande réponde aux obligations outil aidera le processus sécurité pour la distribution, professionnelles, aux de gestion. ais s’assurer le stocage et la capacité de la compatibilité et de d’archives de documents n premier lieu, il faut l’aisance des échanges numériques. Il s’agit des Marie Weiss, vérifier sa certification fnor. conditionne le choi d’un bulletins de paie, des écrits consultante pour Celge ais une variété d’autres coffrefort électronique concernant les ressources normes garantissent aussi eterne, en complément humaines, ou encore des l’autorisation préalable un service qualitatif I du logiciel. nfin, il faut contrats de travail ou des de leurs salariés. lles ou label de la Fédération eaminer les nécessités qui avenants confidentiels. es doivent pour cela se doter des tiers de confiance du varient selon les prestataires entreprises peuvent faire le d’un moen de distribution numérique. ne obligation notamment à propos choi de la dématérialisation et d’archivage de leurs fiches incombe à cet équipement des contenus à stocer des bulletins de paie, sans de paie électroniques. insi, de conserver les documents ou de ceu à distribuer. …les types de documents exploités par tout en permettant aux entreprises trois types de signature électronique les métiers, comme celui qui identifie de se forger une identité numérique – simple, avancée, qualifiée, cette ceux que l’on doit juridiquement à travers l’utilisation de certificats dernière attribution étant la plus conserver, pour leur valeur probatoire électroniques délivrés par des sécurisée – et la conformité à ou patrimoniale. Si le recours à une autorités de certification. Ces dernières son équivalent français, le RGS (ou GED couvre la gestion opérationnelle produisent les labels indispensables Règlement général de sécurité). des documents, elle n’est pas aux opérations de contractualisation, La nature du certificat sur lequel suffisante pour préserver les données et proposent également leur propre s’appuie la signature déterminant ciblées par ces référentiels. Un SAE, solution de signature électronique. la valeur juridique de celle-ci, les deux système d’archivage électronique, Alors que de leur côté, les éditeurs de offres sont liées, mais c’est souvent certifié par la norme Z42-013 solutions d’e-signature ne sont pas la solution de signature qui est mise s’impose. Le cloud a grandement tous habilités à vendre des certificats. en avant. L’archivage et la signature, simplifié les accès aux solutions du vus comme des briques de services marché, notamment aux coffres-forts. ARCHIVAGE ET SIGNATURE cohabitant au sein d’une même Et les éditeurs ont multiplié les ONT LE VENT EN POUPE plate-forme, ou bien agrégés selon connecteurs pour faciliter l’archivage Dans leur ensemble, ces acteurs les canaux empruntés par les flux des documents engageants, depuis cherchent à vulgariser des approches d’informations et les composantes n’importe quelle application. Le cloud à la fois techniques et juridiques, en du SI avec lesquelles la GED entretient a également favorisé une meilleure particulier la conformité au règlement des interactions : ces deux items adoption de la signature électronique, européen eIDAS qui reconnaît progressent dans les offres du channel. La chaîne des traitements associés au cycle de vie du document Le cloud a notamment simplifié représente un gisement d’opportunités de ventes, mais leur mise en œuvre l’accès aux coffres-forts électroniques, nécessite une bonne expertise. Celle-ci est partagée par les éditeurs depuis et a favorisé l’adhésion à la signature déjà quelques années et, à n’en pas douter, les nouvelles organisations électronique ou à l’identité numérique du travail devraient accélérer les transferts de compétences. Suite du dossier p.152 1 I edi-mag.frI numéro 110I septembre 2021