DOSSIER GED GESTION ÉLECTRONIQUE DES DOCUMENTS LE TREMPLIN DE LA DÉMATÉRIALISATION Accessible à distance, collaborative, dopée à l’intelligence artificielle, la gestion électronique des documents de nouvelle génération s’adapte à de multiples scénarios et à chaque type d’entreprise. Par Frédéric Bergonzoli S on acronyme a beau dater documents à partir d’un simple numérique. Elle n’est surtout plus de quelques décennies, thésaurus et de métadonnées l’application isolée qu’on trouvait la gestion électronique des sommaires, ou qu’elle soit exploitée dans la plupart des entreprises, voilà documents est loin d’être dépassée. dans des projets ambitieux où priment encore cinq ans. Par opposition à des Sans elle, pas d’échanges ni de l’orchestration de données capturées, solutions en silos, elle est qualifiée de collaboratif et, donc, des activités l’analyse de contenu, la signature transverse, capable de dialoguer avec réduites dans l’économie digitale. et la conservation des documents, la des logiciels métier, et de gérer le cycle Qu’elle serve à structurer des GED est un socle de la transformation de vie du document à travers ses … AVIS D’EXPERT LES MÉTADONNÉES, CES DONNÉES QUI CONTEXTUALISENT LES DOCUMENTS Les métadonnées désignent quelles conditions ? Quand ? es ensemles de mtadonnes. potentiellement une mtadonne n distingue uatre grands Parfois, les métadonnées le olume peut ite deenir ensembles de métadonnées, desripties sont utilisales pour eponentiel et très omplee ensuite regroupes en trois des règles de gestion telles ue grer. Les mtadonnes doient atgories orrespondant la date de ration ui peut serir en effet être maintenues dans Elles sont indispensables pour des moments du yle de ie de point de dpart pour le alul les mmes onditions ue identifier et indeer du contenu. du doument oir le shma de la durée de conservation. le doument uelles ualient. harlotte ada, consultante che ci-dessous). Les frontières autre part, toute information ela engendre alors des oûts par rchives, fait un point sur sont souent floues entre de ontete du doument est signiatifs en termes de leurs eneu. Les métadonnées prodution, de onseration sont des informations structurées et de destrution, et mme de qui décrivent des actifs communication et de diffusion, informationnels, qu’ils soient ompte tenu de ses eneu au format physue ou au formati dinteroprailit. eant ette électronique. Les métadonnées ompleit pour les utilisateurs contextualisent les documents, nau, les reommandations elles rpondent des uestions dautomatiser le plus possile essentielles : Qui a écrit ce ou ces la apture ou la saisie des documents ? Pourquoi ? Dans mtadonnes prennent du sens. » 132 I edi-mag.frI numéro 110I septembre 2021