DOSSIER GED COMMERCIALISATION RÉUSSIR LE DÉPLOIEMENT D’UNE GED Mathilde Borel, responsable marketing opérationnel chez Visiativ, livre l’installation d’une solution de gestion documentaire. ombreuses sont les sociétés qui ont du mal à définir un cahier des charges précis de leurs besoins uelles sont les fonctionnalités attendues uelles sont les priorités ui sera impliqué dans le proet et son déploiement on seulement l’entreprise doit déterminer comment une GED s’intégrerait dans son sstme d’information, mais il est indispensable de recenser les besoins de chaque service et les prioriser en fonction de leur criticité. nfin, il faut définir un périmtre fonctionnel du proet en intégrant eigences et contraintes. Tenir compte de l’impact d’une GED sur les équipes « Vulgariser la a mise en uvre d’une impacte la manire de travailler des utilisateurs. e proet doit donc tre vu dans sa globalité et sa direction confiée à des solution, se focaliser personnes proches d’eu pour comprendre leurs besoins et leurs attentes. sur un service puis es solutions les plus simples sont souvent les plus efficaces. me si beaucoup s’appuyer sur cette souhaitent satisfaire les besoins de chaque service, le découpage du proet en plusieurs étapes facilite une mise en uvre rapide et efficace. ela permet réussite pour faire aussi au utilisateurs de s’approprier plus facilement la solution. elleci n’en sera que plus stable lors de la mise en production, et surtout progressive grandir la GED » au niveau des changements organisationnels internes impactés. L’implication des deux parties dans le déploiement du projet Mickael Sastrel, u cté client, il est important de nommer un interlocuteur connaissant bien le directeur général, Eukles métier et le fonctionnement de l’entreprise. ette approche fait avancer le proet, accompagne le changement et aide les utilisateurs. ne direction d’entreprise …quelques questions du type ‘‘Comment impliquée donne un sens et du poids au proet. u cté du fournisseur de la faites-vous pour envoyer vos factures ? solution, des points d’avancement sont régulirement réalisés. Il accompagne Quand vous recevez une facture, l’évolution des besoins en fonction des attentes de l’entreprise, et propose comment la traitez-vous ? Comment des formations adaptées au activités de celleci. envoyez-vous une fiche de paie ?’’ On ne part pas sur un projet global mais sur de petits projets. Commencer, de deux semaines à un mois. Pour d’une GED complexe », indique Mickael par exemple, par la gestion des clients une société de taille plus significative, Sastrel, directeur général d’Eukles. puis aborder la signature de contrats, il s’agit de réaliser une vente multiservice, Comme dans beaucoup d’autres la fiche de paie, les dossier fournisseurs, en créant des usages dans chacun domaines IT, ces approches ne sont mais aussi la numérisation d’archives des départements, tout en rationalisant envisageables que si le vendeur papier », illustre Thierry Imbert, les anciens pour en tirer des bénéfices possède les ressources commerciales directeur qualité chez Sages dans toute l’organisation. Des packs et techniques pourporter les projets. Informatique. dédiés aux RH ou aux contrats, par « En plus de ces ressources, le partenaire exemple, permettent d’aborder un service doit mettre en avant une stratégie, un SELON LA TAILLE DE LA SOCIÉTÉ après l’autre. L’objectif est de vulgariser business plan, des objectifs commerciaux, On pourrait ajouter l’imparable la solution, de se focaliser sur un service et être en mesure de générer des leads obligation du passage à la facture puis de s’appuyer sur la réussite de ce basés sur les métriques de l’éditeur », électronique d’ici à 2023, qui, certes, premier projet pour faire grandir la GED, ajoute Olivier Rajzman, directeur peut être confié à un spécialiste on arrive alors à simplifier la vente de DocuWare. des flux de factures, mais aussi pris en charge par une GED adaptée à ces traitements particuliers. « Stratégie, business plan, objectifs et génération La typologie du client estégalement un élément clé de lavente. « La petite de leads basés sur les métriques de l’éditeur » entreprise attend un produit transverse et facilement paramétrable. La vente est plutôt facile et son cycle est court : Olivier Rajzman, directeur, DocuWare Suite du dossier p.144 142 I edi-mag.frI numéro 110I septembre 2021