DOSSIER GED GESTION ÉLECTRONIQUE DES DOCUMENTS de dématérialisation des factures « Aucun arrêt de l’activité c’est bien, mais penser à la poursuite de sa transformation numérique avec pendant la migration, pour un horizon de deux ans à trois ans, c’est encore mieux ! La GED doit être vue les utilisateurs comme pournon pas comme un outil, mais comme un moyen d’atteindre les objectifs liés à la les clients et les partenaires »stratégie de l’entreprise, capable d’activer certains leviers plus globaux, selon des objectifs fixés par les directions engagées. Xavier Doulaud, Country Manager, SER Group Une GED est aussi un projet d’entreprise du point de vue de l’humain. En impliquant …La phase de transition permet ensuite de composants fonctionnels qui des utilisateurs et des directions métier d’utiliser ces métadonnées sur la nouvelle automatisent des processus métier dans le choix de l’outil final, ces derniers plate-forme pour accéder siultanément associés aux RH, à la comptabilité se sentiront bien plus concernées par aux anciens et aux nouveaux documents, ou encore au commerce, en toute le projet, et la conduite du changement grâce à des banques de données. sécurité et dans le respect des en sortira grandement facilitée », indique La phase de migration qui suit consiste règlements européens. Jean-Louis Sadokh, directeur général à stocker les nouveaux documents sur de T2i. Toute l’ambition de tels projets la plate-forme, avec des utilisateurs qui AUTOMATISÉ PAR est de redistribuer l’information dès lors, utilisent la nouvelle solution INTELLIGENCE ARTIFICIELLE partout dans l’entreprise. Mais rien pour leurs tâches quotidiennes. Enfin, Sans oublier l’IA pour identifier, classer n’est moins simple, on est souvent les documents de l’ancien système sont et générer les métadonnées. La GED dans le sur-mesure, constatent progressivement transférés en arrière- n’est plus un outil numériquede plus les spécialistes, car l’information plan sans perturber l’activité », explique mais bien une piècemaîtresse. « Sa et la manière de l’exploiter sont Xavier Doulaud, Country Manager mise en place est un projet d’entreprise conditionnées par des facteurs chez SER Group. Vouée à l’origine à plusieurs niveaux, qui doit prendre endogènes (usages, processus métier, au classement, à la recherche et à en compte les besoins immédiats, stratégie et gouvernance) et exogènes la conservation de documents papier mais aussi anticiper les futurs besoins (technologies et réglementation) numérisés, la GED s’est transformée de l’entreprise en matière de mutation à l’environnement de l’entreprise, en plate-forme interactive dotée digitale. Mettre en place un projet et dont les intérêts et la vitesse … CAS CLIENT L’ÉTUDE ROUX PREND LE CONTRÔLE DE SES DOCUMENTS NUMÉRIQUES de alidation ou de gestion Pour les factures fournisseurs des fatures de ltude », nous aons mis en plae une 0 eplique ise elhomme, circulation des documents « l fallait impratiement notaire assistante, rédactrice par lauelle notre omptale arhier en numriue des actes. a P vise numérise la facture reçue, les douments omptales d’abord la dématérialisation lattriue traers eendo et mettre en plae un iruit complte de ses dossiers au collaborateur concerné clients pour s’attaquer pour alidation. n retour, ensuite à la gestion des la notiation dlenhe ressources humaines. lle le paiement. otre omptale s’appuie sur son partenaire a gagn près dune heure par Élan ureautique pour our dans ses traitements, réaliser une transition surtout pour les reherhes progressive. « ous aons fastidieuses uimpose delopp lutilisation la omptailit en matière de eendo pas pas pour de suession. La simpliit otenir une intgration et la rapidit de la solution au uotidien, e ui a permis fait gagner en pontualit de sensibiliser les futurs sur les règlements », détaille utilisateurs et de les rassurer. ise elhomme. 136 I edi-mag.frI numéro 110I septembre 2021