DOSSIER GED GESTION ÉLECTRONIQUE DES DOCUMENTS …multiples phases : acquisition, production, gestion des versions, « Nous modelons circulation, validation, signature et archivage. Les spécialistes parlent notre produit par services, de documents d’activité ou de records et d’archives courantes, intermédiaires et quasiment utilisateur ou définitives. Autant de notions qui soulignent la nécessité d’ordonner par utilisateur » l’information, d’optimiser l’accès aux données, et de gérer le risque en étant en mesure de préserver et de produire Thierry Imbert, directeur Qualité, Sages des preuves en cas de litige. Grande bavarde, la GED consigne toute activité par leparamétrage de l’interface avec de migration commence par l’exportation dans ses outils de journalisation en des outils que l’on fait apparaître ou que de l’ensemble des données de l’ancien enregistrant l’ensemble des actions l’on masque. Nous ne demandons pas à système avant de les importer dans réalisées sur un document pour savoir l’utilisateur de s’adapter à notre produit, le nouveau. Il est indispensable d’éviter qui a fait quoi et à quel moment, voire c’est nous qui l’adaptons à son travail », les interruptions d’activité pendant la pour identifier des usages illicites... indique Thierry Imbert, directeur migration, pour les utilisateurs comme La traçabilité est un de ses points Qualité chez Sages. pour les clients et les partenaires. forts – un atout valable autant L’opération se divise en quatre étapes qui, pour la sécurité que pour le RGPD – DE L’ARCHIVAGE PAPIER si elles sont effectuées correctement et la flexibilité en est un autre : « Nous À LA PLATEORME INTERACTIVE-F hiérarchiquement, assurent une transition modelons notre produit service par Quant aux sociétés dont la GED sans accroc. En premier lieu, il s’agit service, et quasiment utilisateur par ne répond pas aux exigences des de transférer les métadonnées des utilisateur, de façon à ce que chacun enjeux du collaboratif et de la sécurité documents afin de clôturer les anciens n’accède qu’à ce qui lui est permis. contemporains, elles n’ont pas d’autre systèmes, pour éliminer les coûts de Cela se matérialise, par exemple, choix que d’en changer. « Un projet maintenance et de fonctionnement. … CAS CLIENT LE TÉLÉTRAVAIL INVITE LA GED CHEZ EVERNEX CAPITAL SOLUTIONS indique érme eunier, directeur des opérations au sein d’verne apital olutions. ocuWare décroche le contrat. a solution est utilisée par une diaine de salariés répartis dans les fonctions commerciale, administration omment gagner en productivité et en des ventes, comptabilité fournisseurs et agilité dans le domaine de la gestion services informatiques. Ils s’échangent documentaire ’est la question que une grande variété de documents s’est posée verne apital olutions, à annoter dans le cadre de leurs filiale du roupe verne. vec un .. activités devis fournisseurs, pices de prs de 1 , trente années contractuelles, conditions générales d’eistence et plus de clients, et particulires, échéanciers, factures, cette société de location de matériel IT etc. n outre, des clients de l’entreprise propose ses services à tout tpe bénéficient d’un accssécurisé de quelques heures a suffi pour donner d’entreprise, et doit tre en mesure à certains documents via un portail au collaborateurs impliqués les clés de traiter des flu documentaires connecté à la . «À aucun moment de la solution. n accompagnement nombreu et hétérognes. « Nous nous naons t pnaliss pendant plus long a été nécessaire pour herhions un outil gre auuel nos la rise de la oid, et ette G procéder à l’analse des besoins collaborateurs seraient en mesure ollaoratie nous a rendu plus de et des flu documentaires de la société. de grer une multitude de douments. series uen temps normal. Lintrt ne validation fonctionnelle a aussi ous aions esoin dune sorte dune telle solution prend enore plus été réalisée avant que l’outil n’atteigne de iliothèue entralisant tous nos de sens en situation de tltraail ou sa vitesse de croisire. n moins douments, et permettant nos salaris de moilit », souligne érme eunier. de quine ours, la solution était de traailler de faon ollaoratie », ne séance de formation interne opérationnelle. 134 I edi-mag.frI numéro 110I septembre 2021