DOSSIER GED DÉMATÉRIALISATION CES INDISPENSABLES ÉTAPES QUI MÈNENT VERS LA DÉMATÉRIALISATION Les documents traversent de multiples jalons qui rythment leur cycle de vie avec, en amont la numérisation et, en fin de traitement l’archivage. Voilà de nombreuses opportunités pour les revendeurs d’investir des marchés prometteurs. Par Frédéric Bergonzoli entreprise saura capturer, structurer, analyser, échanger des informations issues de ses activités, de son marché et de ses concurrents. À l’aide de l’IA et du cloud, une PME est en mesure de bâtir sa propre business intelligence, alors que les grandes entreprises ont été longtemps les seules à exploiter des outils d’analyse spécialisés en datamining, les autres s’en remettant au tableur. Mais même armé de la meilleure panoplie d’intelligence auxiliaire, encore faut-il disposer de données pertinentes et à jour, les rendre exploitables, les retrouver au moment voulu, tout en les conservant en sécurité durant le temps légal. FAIRE PREUVE DE STRATÉGIE POUR CONTRÔLER SES DONNÉES La maxime d’Émile de Girardin, « Gouverner, c’est prévoir », illustre parfaitement la notion de gouvernance É conomies, productivitéet environnement figurent si l’archivage présente des failles,des documents cruciaux sont menacésdocumentaire où l’entreprise doit fairepreuve de stratégie pour prendre en tête des atouts prônés de disparition. Tandis que le cap de la et conserver le contrôle de ses annales par les acteurs de l’écosystème de dématérialisation se franchit à l’aide numériques. Point de départ des la dématérialisation documentaire. d’outils imbriqués les uns dans les traitements, la digitalisation et la Moins identifiables au premier coup autres, la gestion du risque repose, capture d’informations représentent d’œil, l’optimisation des processus elle, sur la gouvernance documentaire. un volume significatif de données. organisationnels, la compétitivité Face à la quantité de données reçues « À l’heure de la transition numérique, de l’entreprise et la satisfaction et produites chaque jour, la couverture 72 % des documents entrant au sein des clients sont des gains tout aussi des solutions s’est élargie, quant aux des organisations arrivent encore sur significatifs. La GED occupe ici une technologies, elles se sont unifiées, papier. Ces derniers contiennent pourtant place centrale, mais ne constitue autant que les offres des éditeurs se un éventail d’informations indispensables qu’un élément d’une mécanique dont sont enrichies, de telle sorte que toute au bon fonctionnement des structures … le moindre grippage peut se répercuter sur l’activité. Si la numérisation n’obéit pas aux normes de fiabilité, les écrits Même armé de la meilleure panoplie scannés ne revêtent aucune valeur légale ; si la signature numérique d’intelligence auxiliaire, encore faut-il ne s’appuie pas sur le bon certificat, les contrats deviennent caducs ; si que les data soient pertinentes, des données stratégiques ne sont pas accessibles immédiatement, voilà exploitables et disponibles à volonté un marché ou un client qui s’envole ; 144 I edi-mag.frI numéro 110I septembre 2021