Plusieurs pistes pour étayer les arguments de vente

Produit transverse et facilement paramétrable, ou création d’usages ? Facturation électronique ou délais de recouvrement raccourcis ? Retour sur investissement ou coûts cachés ? Le raisonnement se construit aisément.

Contrairement à ce que l’on entend souvent, la vente de GED n’est pas réservée à des experts. Certains se plaisent à complexifier la tâche alors qu’il s’agit d’aborder des métiers certes techniques, mais simples : commercialement, il faut comprendre à quoi sert une GED et la manière selon laquelle son intégration est réalisée dans l’environnement du poste de travail. Cela répond à des règles basiques et évidentes », estime Emmanuelle Ertel, directeur communication et stratégie innovation digitale chez Tessi. Bien plus que la gestion des documents, c’est la notion de traitement de l’information qui peut paraître confuse aux yeux du dirigeant d’entreprise. Le manque d’évaluations pertinentes des coûts et des bénéfices est souvent le principal obstacle qui se dresse face au vendeur de GED. Attendu de pied ferme par toutes les directions, le fameux ROI est un point essentiel sur lequel se penchent les éditeurs pour accompagner leurs partenaires. Leur premier argument est une main-d’oeuvre qui passe moins de temps à rechercher des documents. L’analyse de la rentabilité est à affiner selon l’organisation et le secteur, mais elle conduit généralement à une réaffectation voire une réduction des effectifs. Ce n’est cependant pas toujours suffisant pour convaincre.

« Commercialement, il faut
comprendre à quoi sert une
GED et comment elle s’intègre au cercle du poste de travail »

Emmanuelle Ertel, directeur communication et stratégie innovation digitale, Tessi

RENTABILITÉ TOUTE TROUVÉE

Des options sont à chercher dans les processus métier impactés par le temps que les employés passent à trouver les informations dont ils ont besoin. Le raccourcissement des délais de recouvrement, le rendement de ventes croisés de nouveaux produits ou encore l’efficacité du service client sont des exemples où l’accès aux bonnes données sont des enjeux essentiels. « Il est plus difficile de vendre un photocopieur qu’un logiciel de GED parce que tout le monde possède un photocopieur. En revanche, la vente d’une GED aux TPE PME constitue souvent un premier équipement. Depuis la crise sanitaire, toutes les entreprises sont intéressées par ce type de produit. Donc le marché est très ouvert, encore faut-il pouvoir l’approcher correctement. Soit on cherche à l’aborder en mode projet, mais cela nécessite d’être intégrateur, soit on l’appréhende plus simplement, par les usages à travers quelques questions du type ‘‘Comment faites-vous pour envoyer vos factures ? Quand vous recevez une facture, comment la traitez-vous ? Comment envoyez-vous une fiche de paie ?’’ On ne part pas sur un projet global mais sur de petits projets. Commencer, par exemple, par la gestion des clients puis aborder la signature de contrats, la fiche de paie, les dossier fournisseurs, mais aussi la numérisation d’archives papier », illustre Thierry Imbert, directeur qualité chez Sages Informatique.

« Vulgariser la solution, se focaliser sur un service puis s’appuyer sur cette réussite pour faire grandir la GED »

Mickael Sastrel, directeur général, Eukles

SELON LA TAILLE DE LA SOCIÉTÉ

On pourrait ajouter l’imparable obligation du passage à la facture électronique d’ici à 2023, qui, certes, peut être confié à un spécialiste des flux de factures, mais aussi pris en charge par une GED adaptée à ces traitements particuliers. La typologie du client est également un élément clé de la vente. « La petite entreprise attend un produit transverse et facilement paramétrable. La vente est plutôt facile et son cycle est court : de deux semaines à un mois. Pour une société de taille plus significative, il s’agit de réaliser une vente multiservice, en créant des usages dans chacun des départements, tout en rationalisant les anciens pour en tirer des bénéfices dans toute l’organisation. Des packs dédiés aux RH ou aux contrats, par exemple, permettent d’aborder un service après l’autre. L’objectif est de vulgariser la solution, de se focaliser sur un service puis de s’appuyer sur la réussite de ce premier projet pour faire grandir la GED, on arrive alors à simplifier la vente d’une GED complexe », indique Mickael Sastrel, directeur général d’Eukles. Comme dans beaucoup d’autres domaines IT, ces approches ne sont envisageables que si le vendeur possède les ressources commerciales et techniques pour porter les projets. « En plus de ces ressources, le partenaire doit mettre en avant une stratégie, un business plan, des objectifs commerciaux, et être en mesure de générer des leads basés sur les métriques de l’éditeur », ajoute Olivier Rajzman, directeur de DocuWare.

RÉUSSIR LE DÉPLOIEMENT D’UNE GED
Mathilde Borel, responsable marketing opérationnel chez Visiativ, livre quatre pratiques à adopter pour préparer le meilleur terrain possible avant l’installation d’une solution de gestion documentaire.

Définir clairement ses besoins Nombreuses sont les sociétés qui ont du mal à définir un cahier des charges précis de leurs besoins : « Quelles sont les fonctionnalités attendues ? Quelles sont les priorités ? Qui sera impliqué dans le projet et son déploiement ? » Non seulement l’entreprise doit déterminer comment une GED s’intégrerait dans son système d’information, mais il est indispensable de recenser les besoins de chaque service et les prioriser en fonction de leur criticité. Enfin, il faut définir un périmètre fonctionnel du projet en intégrant exigences et contraintes.
Tenir compte de l’impact d’une GED sur les équipes La mise en oeuvre d’une GED impacte la manière de travailler des utilisateurs. Le projet doit donc être vu dans sa globalité et sa direction confiée à des personnes proches d’eux pour comprendre leurs besoins et leurs attentes.
Définir les périmètres du déploiement et faire vivre la solution Les solutions les plus simples sont souvent les plus efficaces. Même si beaucoup souhaitent satisfaire les besoins de chaque service, le découpage du projet en plusieurs étapes facilite une mise en oeuvre rapide et efficace. Cela permet aussi aux utilisateurs de s’approprier plus facilement la solution. Celle-ci n’en sera que plus stable lors de la mise en production, et surtout progressive au niveau des changements organisationnels internes impactés.
L’implication des deux parties dans le déploiement du projet Du côté client, il est important de nommer un interlocuteur connaissant bien le métier et le fonctionnement de l’entreprise. Cette approche fait avancer le projet, accompagne le changement et aide les utilisateurs. Une direction d’entreprise impliquée donne un sens et du poids au projet. Du côté du fournisseur de la solution, des points d’avancement sont régulièrement réalisés. Il accompagne l’évolution des besoins en fonction des attentes de l’entreprise, et propose des formations adaptées aux activités de celle-ci.