Ecrans avec heure

La gestion électronique du document pièce maitresse des transformations

La gestion électronique de documents facilite le travail à distance et renforce l’organisation d’une digital workplace. Échanges et collaboration bénéficient d’une palette riche d’outils, à condition d’encadrer les usages.

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Oct 2022
Par Frédéric Bergonzoli

Pour une partie de la population active, le rapport au travail a basculé dans d’autres dimensions. Celle où l’organisation des activités se partage entre le bureau et le domicile ; celle où le collaboratif se bâtit de plus en plus par écran interposé ; celle, enfin, où le travail repose toujours sur l’amalgame des contributions individuelles et leurs ajustements continus, mais nécessite en plus le partage de ressources numériques.

Outil de centralisation et d’échange des documents, la GED coche toutes les bonnes cases du cahier des charges de mise en oeuvre du télétravail. Depuis des années, le SaaS ouvre une autoroute aux technologies de dématérialisation et de reconnaissance automatique des documents, avec la promesse d’une mutualisation des moyens et donc d’une baisse des coûts d’infrastructure. La GED dans le cloud n’est gourmande ni en investissement financier ni en ressources numériques, et ses capacités d’accès à distance sont un atout dans un contexte de travail hybride.

Pourtant, même si elle se prête au télétravail depuis longtemps, la gestion documentaire a d’abord été vue par les entreprises comme un moyen d’automatiser leurs processus, en particulier les factures des fournisseurs et le flux du courrier. Les éditeurs ont ensuite cherché à insérer leur offre dans toutes les activités de l’entreprise, mettant en avant la notion de GED transverse, solution connectée à l’ensemble des systèmes d’information pour rendre accessibles tous les contenus quel que soit leur lieu de conservation.

La généralisation du télétravail n’a fait qu’amplifier cette approche. L’objectif de moult structures est de dématérialiser leur patrimoine documentaire non seulement pour y accéder en toute fluidité, mais pour le modifier et le faire circuler de façon la plus intelligente possible.

Face à une absence de maîtrise des technologies de l’information par une majorité d’utilisateurs, les éditeurs de GED surfent sur la vague des usages simplifiés et des interfaces intuitives. Dans leurs offres, l’expérience utilisateur prime tout autant que les possibilités de personnalisation des fonctions. Même novice en matière de gestion électronique de documents, le télétravailleur se trouve rarement mis en difficulté pour retrouver voire numériser un document, l’éditer, le sauvegarder et le partager. Il opère dans un cadre préétabli par des plans de classement et des paramétrages variables selon les activités. Comme au bureau, il est placé dans un environnement où l’automatisation des traitements lui demande peu d’interactions. D’ailleurs, comme la GED est une application bavarde, tout administrateur supervisera facilement ce que font les utilisateurs, au bureau ou à distance. Il attribuera les droits d’accès et d’actions de manière unitaire ou par groupes.

Les fonctions spécialisées sont suffisamment riches pour organiser le travail en commun en toute fluidité, et la GED est souvent accessible par un navigateur internet.

Les outils mis à disposition dans une situation de télétravail sont en tout point ceux exploités au bureau. Cocréation et coédition, partage de documents entre membres d’une même équipe, annotations, notifications et gestion de versions figurent parmi les principales fonctions. Sans oublier un module de signature électronique intégré pour avaliser à distance des factures ou des contrats, ou encore mettre en place des workflows de validation. L’usage d’une bannette numérique facilite également le classement et la distribution des documents entre les collaborateurs distants. Les fonctions spécialisées sont suffisamment riches pour organiser le travail en commun en toute fluidité. Pour sa part, l’accès à la GED exploite souvent un navigateur Internet, assorti de procédures de sécurité fiables.

CHIFFRER ET SAUVEGARDER

Selon la politique en vigueur dans l’entreprise, et face à des vulnérabilités de plus en plus exploitées, la connexion à distance peut en effet requérir une authentification multifacteur ou l’usage d’un VPN. L’enjeu est de proposer les meilleurs scénarios d’authentification et d’accès réseau selon les activités de l’entreprise. En outre, la conservation des fichiers s’appuie sur les capacités standard de la solution, mais peut néanmoins nécessiter un coffre-fort accessible à distance pour protéger les documents sensibles.

Mais dans le contexte du travail à distance où les habitudes et condition oprationnelles ne sont plus les mêmes, la prudence reste de mise, et mieux vaut chiffrer de façon systématique les documents sensibles, et réaliser des sauvegardes sur des serveurs en cas de crash du PC utilisé pendant le télétravail. La qualité de la connexion est un point tout aussi important, car à domicile, les employés nécessitent toujours un accès immédiat et ininterrompu au courrier électronique, à la messagerie vocale, aux fichiers d’entreprise et aux applications collaboratives.

En plus de fournir un niveau de sécurité supplémentaire, des infrastructures dédiées de type communications unifiées ou digital workplace pallient les enjeux de débit. Et si la GED constitue le seul outil disponible pour télétravailler, il existe d’autres moyens pour favoriser la vitesse de connexion. Aussi les éditeurs recommandent-ils l’exploitation d’un mode streaming lors d’un téléchargement de documents gourmand en bande passante. Les fichiers sont alors téléchargés page par page au fur et à mesure de la lecture. Cela engendre une expérience utilisateur de qualité, y compris dans le cloud où les connexions peuvent être dégradées. L’usage de bases de données NoSQL pour stocker les documents consultés à distance participe à l’optimisation des temps de réponse. 

PRATIQUES COLLABORATIVES OÙ EN SONT LES ENTREPRISES ?

Barometre 2022 Digital workplace & bonnes pratiques collaboratives

Le baromètre 2022 intitulé Digital workplace et pratiques collaboratives édité par Jalios et Archimag dresse un bilan des tendances constatées dans 200 entreprises. Premier constat, de plus en plus de sociétés s’équipent pour coopérer : 96 %, contre 65 % l’année dernière, ont adopté une suite collaborative. Pour 58 % des sondées, la digital workplace est synonyme de partage de l’information et des connaissances. Et même si tout le monde n’en n’est pas encore au stade de cette digital workplace, 56 % des entreprises l’envisagent.

Néanmoins elles sont nombreuses à estimer être freinées par une résistance au changement des collaborateurs, par des organisations trop silotées, par un manque de liberté dans leur choix d’outils et par les projets informatiques qui ne prennent pas en compte les besoins métier. Ainsi, l’e-mail reste-t-il le premier outil d’échange d’informations. Alors que 80 % des entreprises sont équipées d’un intranet, moins de 40 % seulement l’utilisent pour accéder à leurs applications de travail car celles-ci n’y sont pas intégrées. En outre, parmi les 20 % des organisations équipées d’une solution de GED, moins de 40 % y placent l’ensemble de leurs documents. La GED et l’intranet ne sont donc pas utilisées à 100 % de leur capacité, selon le baromètre. 

CAS CLIENT LES LABORATOIRES AAZ BÂTISSENT LEUR BASE DOCUMENTAIRE

Les laboratoires AAZ, fabricants et distributeurs de dispositifs médicaux de diagnostic in vitro, ont optimisé la circulation, la conservation et le partage de leurs documents. La PME souhaitait dès 2020 accentuer la digitalisation de ses activités, en quête d’une meilleure efficience. Elle retient la solution Zeendoc de Sages Informatique, un système qui combine la gestion électronique des documents et leur archivage dans une base documentaire unique, et établit des circuits de validation entre différents intervenants. Des passerelles entre logiciels de comptabilité et de gestion de commandes ont été mis en place afin d’automatiser les saisies et les processus, sans nécessiter de formation lourde auprès des utilisateurs.

Plus de 2 000 factures fournisseurs sont traitées annuellement par les laboratoires AAZ. Zeendoc a simplifié leur saisie. Désormais, elles sont reconnues et indexées automatiquement par la GED. La recherche de facture est performante et évite d’archiver des documents papier. De plus, l’expertcomptable de la société accède aux factures à distance, ce qui représente un gain de temps et d’argent. « Je tenais à signer ce partenariat 100 % français avec Zeendoc afin de valoriser notre savoir-faire, une valeur que nos deux entreprises ont en commun », souligne Candice Coulloc’h, VP, stratégie orientation et innovation des laboratoires AAZ.