La distribution s'empare de la GED

La distribution s’empare de la GED

La GED fait plus que centraliser les documents : elle se mue en plate-forme collaborative pour faciliter la circulation de l’information. Cette approche transverse exige des revendeurs une expertise de plus en plus pointue.

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Sep 2020
Par Frédéric Bergonzoli

Les documents conservés dans des répertoires classiques ont toujours présenté une vulnérabilité en termes de confidentialité. Sans compter les situations anxiogènes de recherche et de perte de données. Ces points faibles ont favorisé le développement de la GED comme solution logicielle destinée à stocker et organiser les informations. Il y a vingt-cinq ans, Taurus constituait la première offre de gestion électronique de documents, plus proche alors d’une gestion de base de données. Les solutions ont largement évolué car une GED facilite en effet la centralisation des documents, la classification des informations, et la recherche de contenu dans un contexte applicatif. Associée à un système d’archivage à valeur probatoire, elle sécurise les données en exploitant ses propres outils de gestion des droits d’accès et de journalisation des événements. Mais tous les experts s’accordent à dire qu’une GED qui se résume à des fonctions de classement et de recherche simple montrera vite ses limites. Elle ne répondra pas aux nouveaux usages qui rapprochent la gestion électronique de documents des processus métier, qu’il s’agisse de partager des informations en créant des workflows dédiés, ou d’initier des alertes ou notifications qui jalonnent les activités. Une GED présente des capacités de transversalité qui véhiculent les documents partout dans l’entreprise, et touche tous ses rouages, mais aussi des qualités de verticalité en déclinant des offres métier tels ceux des avocats ou des huissiers. Les projets requièrent donc des approches globales ou spécifiques, selon des degrés de complexité variés. Pour réaliser ce grand écart, l’expertise du réseau de distribution est mise à contribution. Mais tout revendeur est taillé pour la GED, estime la plupart des éditeurs, s’il en manifeste l’envie et s’il se forme… Des fondamentaux qui s’appliquent à tous les domaines.

Portrait de Sandra Bineau - M Files

« Une base de clients dotée d’un potentiel, et les capacités du partenaire sont essentielles au départ »

Sandra Bineau, responsable marketing chez M-Files

PREMIÈRES VENTES

Être un bon analyste des procédures internes et des tâches, faire preuve d’écoute tout en étant psychologue, connaître les circuits de vente en mode projet, comprendre les besoins des salariés au sein des services, posséder des connaissances dans les systèmes d’information, (infra, SaaS, ERP, CRM, etc.), être familier des environnements grands comptes, PME, PMI et collectivités locales, voilà, selon Stéphane Gaudino, responsable commercial chez Calenco, les principales qualités dont doit faire preuve un vendeur de GED. Autant dire que la barre des compétences est l’on retrouve chez les spécialistes du transactionnel. « Un marché de plus en plus concurrentiel, et des utilisateurs davantage avertis, poussent le channel à se mettre à niveau pour échanger avec un prospect. Si un revendeur de copieurs veut cartonner, il ne doit pas se considérer opportuniste mais plutôt apprécier la vente de GED tel un axe stratégique et y investir une ressource à 100 % », estime Olivier Rajzman, directeur commercial de DocuWare. Parmi les critères de sélection des éditeurs, la motivation l’emporte. L’existence d’une base de clients assortie d’un potentiel de développement, ainsi que les capacités du partenaire sont essentielles au démarrage, ajoute Sandra Bineau, responsable marketing chez M-Files. Les bureauticiens sont souvent privilégiés. Même cantonnés à l’univers du print, ils possèdent une connaissance du document et adressent de multiples clients. Après une formation générale dont le but est de les familiariser avec la GED, les nouveaux candidats sont suivis. « Le débutant accède à un compte SaaS à partir duquel il s’entraîne, et commence ses premières présentations aux clients déjà connus et avec qui il se sent à l’aise. Nous l’accompagnons et réalisons pour lui les démonstrations. Nous pouvons même l’assister dans des opérations de porte-à-porte, de phoning ou bien d’e-mailing », indique Mickaël Sastrel, directeur général d’Eukles. Comme dans bien d’autres secteurs, la version en hébergé d’une GED simplifie les approches du revendeur, mais elle ne dispense pas d’une certification en amont, dont le cursus diffère d’un éditeur à l’autre.

Portrait de Mickaël Sastrel - Eukles

« Nous accompagnons le partenaire, et réalisons pour lui, les démonstrations chez ses clients habituels »
Mickaël Sastrel, directeur général d’Eukles

« Nous accompagnons le partenaire, et réalisons pour lui, les démonstrations chez ses clients habituels »
Mickaël Sastrel, directeur général d’Eukles

EN QUÊTE D’AUTONOMIE

L’accompagnement des revendeurs est une démarche revendiquée par tous les acteurs du marché. D’une présence en avant-vente au soutien financier, elle prend plusieurs formes. «Un plan d’action rend autonome notre revendeur. L’objectif est de lui permettre de qualifier un besoin et d’orienter un déploiement. Nous l’aidons à progresser grâce à notre proximité, nous le faisons grandir et nous grandissons avec lui. Notre département qualité optimise les usages, et les fait découvrir aux clients finaux pour faciliter le renouvellement des licences », indique le directeur commercial de Sages Informatique, Didier Dottarelli. La capitalisation est d’autant plus cruciale que les cycles de vente peuvent être longs, et que l’expertise des revendeurs ne se décrète pas. « On peut former sur les logiciels mais la vraie capacité s’acquiert sur les projets. L’expérience prime davantage que la compétence théorique », rappelle Emmanuel Olivier, directeur général d’Esker. Portail, PRM, ressources techniques et marketing, gestion des leads, administration des comptes à distance, les outils des éditeurs sont légion. « Pour soutenir la croissance des activités du revendeur, nous mettons à disposition une plateforme technique standard dupliquée selon les besoins manifestés par les nouveaux clients », souligne Valérie Colin, directrice marketing chez Quadient.

Portrait de Didier Dottarelli - Sages Informatique

« Rendre autonome le revendeur pour qualifier un besoin, et orienter un déploiement »

Didier Dottarelli, directeur commercial de Sages Informatique

EXPERTISES À REVENDRE

Les spécialistes de la gestion de contenu sont de plus en plus nombreux sur le marché. Certains ont pris le virage de la GED depuis des années, en particulier les intégrateurs, et plus encore les intégrateurs d’ERP qui non seulement savent vendre une solution mais aussi l’installent, la paramètrent et la mettent en production. Les éditeurs sont unanimes, tous les revendeurs qui relaient leur solution en marque blanche sont des experts. Ces VAR et ces intégrateurs ont su très tôt créer des équipes commerciales et techniques indépendantes, et vendre des usages plus qu’une technologie, tout en distinguant les attentes des petites structures de celles des grandes entreprises. Il leur arrive même d’être plus compétents encore que les éditeurs lorsqu’ils repoussent les limites de développement et d’adaptation des solutions. « Ce sont des prescripteurs, des cabinets de conseil, des spécialistes de la dématérialisation qui accompagnent leurs clients dans la maîtrise d’ouvrage, par exemple, sur des projets de dématérialisation de la paye ou de la facturation. Notre relation est plutôt de communiquer étroitement avec eux et de les informer », souligne Pascal Charrier, directeur général d’Efalia. Leur expertise s’étend, en outre aux métiers et aux capacités d’automatisation des processus à l’aide de technologies de robotic process automation et d’intelligence artificielle. La maîtrise du cycle de vie des documents leur permet dès lors de développer des services dans lesquels la GED n’est qu’une brique technologique parmi d’autres.

Portrait de Emmanuel Olivier - Esker

« On peut former sur les logiciels mais la vraie capacité s’acquiert sur les projets, et l’expérience prime sur la théorie »

Emmanuel Olivier, directeur général d’Esker

FRANCE GALOP REMPORTE SA COURSE À LA DÉMATÉRIALISATION

Chevaux de course au galop

France Galop qui gère six hippodromes, fédère 500 collaborateurs, et codétient le PMU, a été confrontée à au moins trois situations : perte de temps dans le traitement des factures papier ; difficultés d’acheminement, de classement et de partage de la production documentaire liée aux courses ; et absence d’un outil partagé de traitement des informations en temps réel. Plusieurs objectifs sont visés pour pallier ces problèmes. D’abord assurer une traçabilité complète du cycle de vie de la production documentaire, et réduire le temps de traitement des tâches associées. France Galop veut en outre maîtriser le volet juridique de la chaîne documentaire, centraliser et partager en temps réel les documents entre services et partenaires, et, enfin, proposer une solution collaborative et mobile aux parties prenantes. C’est la GED DocuWare qui a été choisie. Quatre armoires électroniques ont été développées pour que les collaborateurs accèdent et gèrent les documents liés aux hommes, aux chevaux, aux courses et aux données financières. Les équipes terrain s’appuient sur une technologie de LAD RAD pour numériser et classer les fichiers à la volée. En complément de la nouvelle organisation : des workflows pour le traitement des documents dédiés aux fournisseurs et aux suivis vétérinaires ; la démat des factures fournisseurs ; et l’exploitation d’un parapheur électronique pour les commissaires de courses.

La GED aiguille la fabrication des Airbus

Airbus Beluga en cours de chargementL’un des défis techniques d’Airbus est d’orchestrer le partage de données entre les métiers impliqués dans la construction de ses avions. Les ailes en Grande-Bretagne, le fuselage central et le cockpit en France, l’empennage horizontal en Allemagne, et son équivalent vertical en Espagne, ce grand Lego mobilise des milliers de personnes. Ingénierie, fabrication, approvisionnement, conception, assemblage, qualité et certification, prévente et vente, support client ont besoin d’expertises multiples, et mettent en jeu des données hétérogènes à partager durant le cycle de développement de l’avion. Airbus a choisi la plate-forme de gestion de contenu et de collaboration d’Alfresco pour orchestrer les échanges entre les parties prenantes. Pas moins de 12 applications métier de l’avionneur exploitent les offres GED et ECM de l’éditeur open source. « Notre application de gestion des essais en vol est utilisée quotidiennement par 5 000 personnes en Europe, aux États-Unis et en Chine. Elle véhicule des données relatives aux essais, notamment les résultats des tests et les comptes-rendus des pilotes acheminés vers la plate-forme avant d’être réinjectés dans d’autres applications dont se servent, entre autres, les autorités de certification », souligne Perceval Bret, architecte entreprise PLM chez Airbus.