La capture de documents aux avant-postes de la dématérialisation

La capture de documents aux avant-postes de la dématérialisation

Lorsqu’un revendeur fournit une solution de dématérialisation qui partage le contenu avec d’autres applications, le voilà bien placé pour enrichir l’offre documentaire de l’entreprise et proposer d’autres prestations.

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Sep 2020
Par Frédéric Bergonzoli

Dans une approche basique, la numérisation d’un document crée une photographie au contenu difficilement exploitable, un fichier image constitué de données non structurées. À cet instantané, les spécialistes associent un processus de capture qui lit, analyse et retranscrit le contenu, puis l’achemine vers le système d’information de l’entreprise où il initie un processus. Que le document existe sous sa forme physique ou numérique, la capture donne aux utilisateurs le moyen d’exploiter à la source les données entrantes en mettant en place un workflow adapté à leurs besoins. Avec des applications de reconnaissance de caractères hautement performantes, et des processus d’analyse du langage dopés à l’intelligence artificielle, l’offre du marché répond à une large palette de projets, et vise à automatiser la circulation des données.


PREMIÈRES VENTES

La capture de documents, située au tout début de la chaîne de dématérialisation, nécessite une approche rigoureuse de la part des vendeurs de solutions. Chercher à automatiser un procédé de capture, c’est avant tout tenir compte de la nature des données traitées, en distinguant les documents structurés, semistructurés et non structurés, du volume attendu. Voilà qui détermine à la fois la technologie exploitée, OCR, LAD ou RAD, et le type de scanner retenu. Un audit du flux documentaire facilite l’identification des documents éligibles à la capture, et la projection d’un ROI. Il y a donc une expertise technique à acquérir, mais pas seulement. « Quelle valeur le revendeur veut-il apporter à son client ? Possède-t-il, par exemple, une expertise métier dans le monde de la banque ? Cette connaissance est nécessaire ainsi qu’une compétence technique pour prendre en main nos solutions. Comme tout éditeur de logiciels, nous accompagnons et formons les revendeurs, et les aidons sur le terrain à créer ou cultiver leur expertise. Nous distinguons cependant les revendeurs spécialistes de l’industrie et des métiers, d’une part, de ceux dotés d’une expertise horizontale sur le monde de la GED, d’autre part », précise Linda Ameur, directrice commerciale chez Abbyy. La formation reste au coeur de la prise en charge des nouveaux revendeurs. « Nos partenaires ont l’opportunité de se former à tout moment et dans chaque région de France. Notre rôle est de promouvoir cette aide gratuitement, car dès lors que nos partenaires maîtrisent le produit, autrement dit la table de multiplication, les mathématiques sont à leur portée. Des ressources de marketing stratégique leur sont diffusées quotidiennement via plusieurs canaux de communication. Ils commenceront, par exemple, par revendre des scanners, puis poursuivront vers un programme qui correspondra à leurs attentes », souligne Bruno Gérard, directeur général de Spigraph. Les grossistes jouent un rôle important dans le relais des connaissances et l’approche opérationnelle. « Le VAD propose aux partenaires soit d’acheter une solution complète pour la revendre, et donc de ne réaliser la transaction qu’à travers un simple vernis commercial, soit d’être accompagnés dans l’avantvente chez le client pour évaluer le besoin, réaliser la cotation, et mener à bien une démonstration si cela est nécessaire », explique Jean-Charles Goetz, directeur commercial Europe du sud chez Kofax, évoquant l’offre de capture de Nuance que l’éditeur a racheté. « Nos VAD sont certifiés. Ils accompagnent les nouveaux partenaires qui souvent font preuve d’une méconnaissance des activités du client final ou des cas d’usage. Il faut, par exemple, les sensibiliser à ce que tout processus métier ne soit pas candidat à l’automatisation complète », indique de son côté Alain de Cossé Brissac, responsable partenariat Europe du sud chez Kofax.

Portrait de Linda Ameur - Abby

« Un document, une donnée, une information, sans moyen de les qualifier, présentent peu de valeur »

Charlotte Maday, consultante, Spark Archives

EN QUÊTE D’AUTONOMIE

Avec quelques notions techniques bien assimilées et conjuguées aux argumentaires des fournisseurs, les revendeurs sont en mesure de se lancer. « Les premiers projets, où nous accompagnons en binôme nos partenaires, sont l’occasion d’un transfert de compétences. Ensuite, nos solutions font régulièrement l’objet de mises à jour en ligne des bases de connaissance auxquelles tous les vendeurs accèdent. Les partenariats s’enchaînent alors naturellement, et les revendeurs peuvent passer de la vente d’un OCR de bureau à des solutions de capture qui exploitent de l’IA », illustre Linda Ameur, chez Abbyy. Le marché leur ouvre des opportunités dès lors que le partenaire sait parler de métadonnées ou d’indexation pour mettre un pied dans les processus vitaux de l’entreprise. « Plus il monte en compétences, plus le revendeur voudra générer du service lui-même, et gagner son autonomie sur la partie revente, installation et support. Non seulement la formation lui donne de l’indépendance, mais il est aussi amené à commercialiser un spectre qui prend de l’ampleur vers la sécurité du document et la GED, avec une orientation vers des offres verticales comme celles des notaires ou des avocats », souligne Jean-Charles Goetz. Ce cheminement est recommandé par tous pour éviter que les activités du revendeur stagnent. « Se reposer exclusivement sur nous, ne fera jamais évoluer son savoir-faire. Tous les six mois, nous faisons un point avec lui, pour nous assurer qu’il ajoute graduellement la transformation digitale à son portfolio », illustre Bruno Gérard, chez Spigraph.

Portrait de Jean-Charles Goetz - Kofax

« L’indépendance gagnée en se formant, débouche sur un spectre élargi à la sécurité du document à la GED »

Jean-Charles Goetz, directeur commercial Europe du sud, Kofax

EXPERTISES À REVENDRE

Selon Jean-Charles Goetz chez Kofax, « même lorsqu’ils sont autonomes, les partenaires manifestent un besoin perpétuel de rafraîchissement et de transfert de compétences. Ils les trouvent bien sûr à travers des formations, des webinars ou bien des ressources marketing pour réaliser des événements conjoints, mais aussi à la faveur de PoC que nous réservons aux plus importants d’entre eux ». Beaucoup de documents ont vocation à être numérisés et capturés. Après la facture, les entreprises s’attaquent généralement au courrier, et cherchent finalement à dématérialiser toutes les informations qui entrent et sortent de leur organisation. Non seulement les VAR et les intégrateurs maîtrisent l’optimisation des processus métier propres à chaque document, mais ils possèdent aussi l’expertise de la gestion de la source de ces documents (portail, terminal mobile ou courrier électronique) pour en extraire les informations utiles dans l’optique d’alimenter le système d’information, et de déclencher les actes de gestion. La création de services se situe à leur portée : « Nous avons lancé récemment une bibliothèque de développement open source. L’objectif est d’accompagner les développeurs dans le déploiement de nouvelles applications basées sur les technologies d’intelligence artificielle, et cela, sur mobile comme sur desktop. Elle leur permet de monter en compétences sur les technologies de machine learning et de deep learning, et de s’appuyer sur des contenus open source qui amélioreront, entre autres, les technologies d’identification à distance, d’analyse prédictive ou encore de gestion des risques », indique Linda Ameur, chez Abbyy.

Portrait de Bruno Gérard - Spigraph

« Des ressources de marketing stratégique sont diffusées chaque jour »

Bruno Gérard, directeur général de Spigraph

LE RÈGNE DES MÉTADONNÉES

Les métadonnées s’invitent dans tous les projets de gestion documentaire : ce sont des données décrivant des informations complémentaires, des empreintes numériques liées au document pendant tout son cycle de vie. Elles sont créées dès la phase de capture des documents, et sont indispensables à l’identification ou à l’indexation du contenu. « Les métadonnées sont des informations structurées qui décrivent des actifs informationnels, qu’ils soient au format physique ou électronique. Elles placent les documents dans un contexte. Un document, une donnée, une information, sans moyen de la qualifier, n’ont que peu de valeur si on veut les exploiter, surtout demain. Elles répondent à des questions essentielles : ‘‘Qui a écrit ce ou ces documents ? Pourquoi ? Dans quelles conditions ? Où ? Quand ?’’, des points abordés lors de l’analyse des documents et leur description », explique Charlotte Maday, consultante chez Spark Archives. Les solutions de capture automatisent la création des métadonnées, et définissent le rôle qu’elles joueront dans le temps. Elles s’emploient, par exemple, pour des règles de gestion telles que les dates de création des documents utiles pour calculer le point de départ de la durée de conservation.

UN PROCESSUS EN CINQ ÉTAPES POUR AUTOMATISER LA CAPTURE

Poignée de main homme - machine

De la numérisation au transfert des données vers une GED, un référentiel ou un processus métier, la capture s’articule autour de plusieurs étapes. Il y a d’abord l’analyse du flux documentaire qui détermine la méthode de capture des données mais aussi le choix du scanner. Suit la préparation des documents qui évite les incidents de numérisation et anticipe l’automatisation de la capture. On enchaîne par la catégorisation des documents pour faciliter l’extraction des données, souvent par insertion de codes à barres ou grâce aux fonctions dédiées de la solution de capture. Viennent ensuite l’extraction des données et leur validation réalisée par les moteurs de reconnaissance intégrés (OCR, codes à barres, LAD, RAD, etc.) Enfin, reste à acheminer les documents indexés dans les bons référentiels et au bon format. Importation, extraction, reconnaissance, vérification puis exportation des données, la capture a tout intérêt à être automatisée. Les nouvelles générations de solutions cherchent à éliminer les processus chronophages et sujets aux erreurs telles que le prétraitement manuel. L’automatisation génère alors un flux optimisé qui alimentera les applications de business process management et de robotic process automation.

La manne de la facture électronique

Femme devant un ecran

De loin le premier document que les entreprises dématérialisent, la facture constitue pour les revendeurs le moyen de valoriser une première offre auprès d’un client. Pour passer à la facture électronique, plusieurs possibilités s’offrent aux sociétés : l’échange de données informatisées (EDI), le fichier pdf assorti d’une signature électronique, ou toute solution qui établit une piste d’audit fiable entre la facture émise ou reçue. Il faut aussi compter avec Factur-X, nouvelle norme dont l’intérêt est d’inclure dans un même format des données structurées et non structurées, autrement dit à la fois un fichier XML tel qu’en produit un flux EDI et un fichier image tel qu’en produit un PDF. Les offres sont agnostiques de ces modes d’échanges. Elles reposent sur une plate-forme qui accepte tous formats, facilite la saisie en ligne, et fait transiter les données en toute sécurité, quel que soit le volume de données concerné.