Archivage électronique et GED : même combat ?

La mise en place des systèmes d’archivage électronique est encadrée par des normes strictes. L’objectif est de protéger l’entreprise, entre autres en cas de contentieux, en lui permettant d’accéder à n’importe quel document et ce, tout au long de son cycle de vie.

Les obligations d’archivage procèdent de sources juridiques hétérogènes, notamment,  de manière non exhaustive :

• le code du patrimoine (articles L. 211-1 et s.) ;
• le code civil (articles 1366 et s.) ;
• le code de la consommation (article L. 134-2) ;
• la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, dite loi informatique et libertés ;
• le décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979 relatif à la compétence des services d’archives publics et à la coopération entre les administrations pour la collecte, la conservation et la communication des archives publiques ;
• la délibération Commission nationale de l’informatique et des libertés n° 2005-213 du 11 octobre 2005 portant adoption d’une recommandation concernant les modalités d’archivage électronique, dans le secteur privé, de données à caractère personnel.

Par ailleurs, il existe à ce jour de nombreuses normes relatives à l’archivage, dont la NF Z 42-013. Certaines précisent les spécifications techniques à respecter et explicitent les conditions de mise en œuvre des exigences légales précédemment identifiées. D’autres sont relatives à l’organisation de l’archivage. Les normes insistent entre autres sur une fonctionnalité essentielle de tout système d’archivage à long terme, à savoir la pérennité de celui-ci, qui implique l’utilisation de standards indépendants des applications et des environnements informatiques.

D’expérience, la mise en place d’un service d’archivage électronique est une réponse aux problématiques juridiques que les organisations rencontrent souvent et qui peuvent, par exemple, se traduire par :

• le rejet de documents de la part d’autorités de contrôle et le prononcé de sanctions financières pour ne pas être en mesure de produire des documents équivalents à des documents originaux papier ;
• l’irrecevabilité de documents électroniques produits en justice ;
• l’impossibilité de reconstituer un dossier en cas de contentieux.

Il apparaît cependant que, pour faire face à ces enjeux juridiques qui sont loin d’être isolés et triviaux, beaucoup d’organisations confondent l’archivage électronique avec la mise en place d’un système de stockage ou de sauvegarde des documents et données, bien structuré, assorti de règles précises de classement.

Or, un simple stockage des documents et des données ne permet souvent pas, plusieurs années après, de retrouver un document rapidement (notamment en cas de contrôle), et de prouver que celui-ci est resté intègre depuis son entrée dans le système de stockage. En effet, les technologies évoluent, les supports de lecture des documents archivés changent, les logiciels ne sont plus édités ou plus mis à jour, de sorte que la pérennité et l’intégrité des documents en sont affectées.

Seul un véritable archivage électronique permet d’offrir ces garanties, en ce qu’il offre la possibilité d’archiver un document dès sa création et de gérer l’ensemble de son cycle de vie. Il permet ainsi de maîtriser trois risques :

• le risque de disparition du document :  se trouver dans l’impossibilité de restituer  des documents devant faire foi ;
• l’altération du document qui entraîne une non-conformité aux exigences probatoires
  et d’écrit électronique au sens de l’article 1366 du code civil ;
• la contestation du document.