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Archivage contre désordre numérique

L’archivage électronique organise l’accès sécurisé des documents engageants selon une durée déterminée. Cette apparente simplicité cache des offres complexes que les fournisseurs maîtrisent de mieux en mieux.

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Oct 2020
Par Frédéric Bergonzoli

Dans une gouvernance idéale de l’information, tout ce qui est daté, signé, enregistré et qui engage la responsabilité de l’entreprise, est scrupuleusement mis à l’abri dans un SAE, système d’archivage électronique. Les motifs d’archiver sont identiques à ceux d’hier : contraintes légales et contractuelles, préservation du patrimoine informationnel, rationalisation des coûts de stockage. Dans le spectre des documents éligibles à l’archivage, figurent les données figées et, à l’opposé, celles que les métiers de l’entreprise peuvent requérir à tout moment. Le SAE est donc un dispositif souple, capable de répondre à un large ensemble de besoins, de s’adapter aux structures variées des contenus, et de fournir des moyens de restitution indépendants des évolutions. En plus d’être sécurisé, il assure la pérennité et l’intégrité des actes qui lui sont confiés, tout en privilégiant un stockage à moindre coût. Autant de notions qui décrivent les quatre grandes composantes du SAE : interface, structuration, conservation et stockage. La maîtrise de ce système nécessite une expertise qui fait défaut à de nombreuses sociétés. Formé d’une infrastructure matérielle et d’un ensemble de briques logicielles pour signer, horodater, calculer les empreintes, et automatiser une politique de rétention, un système d’archivage électronique nécessite un budget conséquent pour être opérationnel. En particulier pour respecter les évolutions normatives et technologiques qui garantissent sa certification. Un financement réservé aux grandes organisations ou aux spécialistes. Ce qui explique la prospérité des tiers-archiveurs, concepteurs de solutions prêtes à l’emploi sur site ou dans le cloud, et garants de leur conformité. Ces experts ont d’abord choisi le mode de vente directe pour s’imposer sur le marché. Ils doivent répondre à une concurrence plus agressive mais aussi accompagner la croissance de l’économie numérique qui se traduit par la nécessité d’archiver tous les documents engageants. Comme la signature électronique, l’archivage constitue une brique fonctionnelle. Les intégrateurs sont donc recherchés en priorité, de la même façon que les éditeurs qui veulent muscler leurs offres. Les VAR et MSP sont également sollicités. Avant d’acquérir de plus grandes compétences, les bureauticiens les plus motivés ainsi que les revendeurs traditionnels peuvent espérer relayer des services SaaS, voire les enrichir.

PREMIÈRES VENTES

« Vouloir distribuer nos solutions et disposer d’une personne à qui nous transmettons un argumentaire, c’est le seul prérequis pour engager un partenariat avec nous. Sur un premier rendez-vous, nous prenons souvent la main, car cela aide le revendeur à se projeter dans la réalité du marché, ensuite seulement, nous le formons », indique Victor Delancray, directeur commercial chez DPII, pour confirmer que la vente de solutions techniques n’est pas toujours réservée à des profils techniques. D’autres sont tout aussi ouverts mais plus exigeants : « Nous aurions du mal à nous engager avec un revendeur qui ne compterait pas au moins une équipe de 10 commerciaux et deux consultants pour la mise en place, le support et la formation du client, et qui ne serait pas non plus implanté à l’international », illustre Christian Lelaidier, responsable Partenaires chez Primobox. Pour autant, les tiers-archiveurs recherchent, dans leur grande majorité, un channel composé d’experts. « Nos partenaires savent ce qu’est la dématérialisation au sens large, et possèdent tous une expertise. Ils ont souvent développé une application verticale, et cherchent des solutions techniques hors de leur coeur de métier, par exemple, la signature, l’horodatage, l’hébergement ou l’archivage », indique Charles du Boullay, président d’Arkhinéo. Beaucoup avouent que leur réseau n’est pas encore totalement constitué, l’approche de la vente indirecte étant nouvelle dans l’archivage. Pour élargir le panel, des recrutements portent en particulier sur la formation technique mais aussi commerciale. « Certains revendeurs sont très bons pour déployer des solutions, mais beaucoup moins pour gagner des dossiers. D’autres, très intégrés dans certains secteurs de marché, sont commercialement au point mais doivent acquérir l’expertise de l’exécution. Nous oscillons entre l’apporteur d’affaires et le partenaire technologique », souligne Noureddine Lamriri, VP Product Marketing d’Everteam.

Portrait de Charles du Boullay - Arkhineo

« Une entreprise cherche toujours une solution clés en main qui lui évite de réaliser l’intégration »

Charles du Boullay, président d’Arkhinéo

EN QUÊTE D’AUTONOMIE

L’assimilation de l’argumentation ou des enjeux techniques propres au marché de la dématérialisation, et de leur imbrication avec l’archivage ne suffisent pas à transformer un revendeur un expert, instantanément. Les partenaires sont formés dans le temps, et profitent de portails dédiés où des ressources comme des fiches produit ou d’usage, mais aussi la réglementation, la labellisation et la certification sont mises à jour. « Nous intervenons comme consultants, sans prendre le dessus sur la relation commerciale. Nous mettons à la disposition du partenaire des outils, qui vont des supports de présentation aux calculateurs de ROI. Nous l’assistons techniquement dans le développement, le temps qu’il monte ses connecteurs avec notre plate-forme, et le sensibilisons au volet sécurité », illustre, chez DPII, Victor Delancray. « Dans un programme des cent premiers jours, nous fixons ensemble des objectifs et des actions à conduire avec des ressources marketing, des webinars réalisés en commun ou des mailings », ajoute, de son côté, Christian Lelaidier chez Primobox.

Portrait de Victor Delancray - DPII

« Le seul prérequis : vouloir distribuer nos solutions, et disposer d’une personne qui reçoit l’argumentaire. »

Victor Delancray, directeur commercial chez DPII

EXPERTISES À REVENDRE

Intégrateurs et éditeurs se placent sur les projets les plus complexes, le tiers-archiveur devenant un prestataire dont l’expertise reste nécessaire dès qu’un SAE ne peut être vu comme un dispositif fermé et figé. « Quelle que soit sa taille, une entreprise cherche une solution clés en main, et qui lui évite de réaliser elle-même l’intégration. Nous mettons à disposition des éditeurs – qui souvent jouent aussi le rôle d’intégrateur – des API qui incluent des fonctions d’archivage. Mais nous les accompagnons pendant la phase d’indexation, en leur rappelant les obligations du RGPD et du règlement eIDAS », explique Charles du Boullay, chez Arkhinéo. Pour Noureddine Lamriri, chez Everteam, l’intégrateur reste un interlocuteur indispensable en après-vente : « Comme nous n’avons pas d’activités de services, et ne pouvons porter un projet, l’intégrateur opère souvent en tant que lien entre plusieurstechnologies vendues par un autre partenaire, société conseil ou éditeur »

Détruire le papier selon les principes conformes au RGPD

Dossiers secrets dans des archivesLa destruction de documents papier visés par la protection des données entraîne des procédures : informer les salariés de la gestion envisagée des données sensibles, puis sécuriser les mouvements des documents avant de les détruire sans exploitation postérieure possible. Les principes du RGPD prévalent pour déterminer les documents visés par la destruction. Après que leur délai de conservation est passé, leur traitement est obligatoire. Exemple : trois ans pour les coordonnées d’un prospect qui ne répond à aucune sollicitation ; cinq ans pour les données relatives à gestion de la paie ; ou encore dix ans pour un dossier médical. Cela implique de savoir à tout moment de quelles données on dispose et à quelles fins, où elles se trouvent, comment elles sont gérées et sécurisées. Les experts conseillent alors de sécuriser les données dès leur création. Certains tiers-archiveurs proposent des services de destruction selon la norme DIN 66399 qui définit des tailles de coupe du papier, hiérarchisées en classes de sécurité, de P-1 à P-7.